职责分析法在10号令实施中的运用（10号令解读之二）——企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限编制方法

 

企业在管理类档案保管期限表编制过程中首先要做的工作就是设计表的结构和职责分析。关于表结构的设计与选择，在上一期中已有讨论，本期重点讨论保管期限表中的职责分析。在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的充分依据并分析职责是当前国际档案界推崇的作法。如ICA（国际档案理事会）发布的《IMPLEMENTATION GUIDANCE FOR ICA-Req MODULE（国际档案理事会—电子环境中文件管理原则与功能需求模型实施指南）》就采用了职责分析法来确定机构电子文件管理需求。本文就机构职责的重要作用、职责分析在文件材料归档范围和管理类档案保管期限中的运用进行阐述。
    以前企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的过程中，很少依据部门职责，归档范围和保管期限表要么照搬照抄档案行政管理部门下发文件时提供的样表，要么照抄照搬其他企业的样本。这种做法导致文件材料归档范围和档案保管期限表可实施性差，导致企业文件材料的归档收集和档案鉴定工作的粗放。为此，国家档案局在10号令的实施中提出，企业在编制文件材料归档范围和管理类档案保管期限表时要分析企业机构职责。这是因为，10号令附表是为所有企业提供原则依据而制定的，并未能包括企业所有产生的应归档的管理类文件材料。因此，不仅文件材料归档范围和管理类档案保管期限表结构要以企业机构职责为依据进行设计，而且凡企业机构在职责履行过程中形成的文件材料都要在归档范围和保管期限表中反映出来，这样才能做到应归尽归。要实现这个目标，只能通过职责分析。
    一、通过职责分析确定业务类型
    不同类型的企业因其业务不同，文件材料归档范围和档案保管期限表的内容应不同。企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的首要工作就是确定本企业业务类型，并据此确定管理类档案保管期限表的内容范围。按是否从事具体产品生产分，企业可分为集团型企业和非集团型企业。集团型企业一般设有企业不从事具体产品生产的总部，总部通过战略、财务或生产计划对下属或控股企业加以管控。集团型企业分类、管控特点及保管期限表特点如下表。非集团型企业一般指从事具体产品生产且无下属单位的企业。这些企业按照产品的不同又可分不同的类型，这些企业分类、产品特点及保管期限表的特点如下表。 

 

非集团型企业一般指从事具体产品生产且无下属单位的企业。这些企业按照产品的不同又可分不同的类型，这些企业分类、产品特点及保管期限表的特点如下表。

企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，要根据企业的特点，对10号令中的内容进行相应的取舍。
    二、通过职责分析确定管理类档案保管期限表结构
    企业管理类档案保管期限表结构分别是按机构或按职能，不论选哪一种，它的结构安排必须以企业机构设置及其职责为依据。即使采用职能排列法也要对职责进行分析，而不能照抄照搬10号令的一级条目。
    （一）通过企业机构设置与职责分析将10号令附表的有关内容编入相应的机构或职能。
    由于不同的企业的管理理念的不同，同一职能工作会置于不同部门。如档案工作，有的在企业办公室，有的企业则划分在质量部，还有的企业的档案工作是信息部门职责的一部分，也有的企业单独设置档案部门；因此，必须通过职责分析，将相应的职能对号入座，归入相应的部门或职能中，为组织文件材料提供依据。否则，易把该由甲部门归档的文件材料置入乙部门归档范围。
    （二）通过企业机构设置与职责分析找出10号令附表中无对应文件材料的职责。
    在确定了管理类档案保管期限表的框架后，应在将10号令附表中内容与职责对号入座的基础上，找到10号令附表中无对应文件材料的职责，为下一步通过分析职责导出具体的文件材料提供依据。
    三、通过职责分析确定保管期限表条目内容
    企业管理类档案保管期限表由各条目内容组成，它的内容主要也由职责分析来确定，方法如下。
    （一）照抄10号令附表

　　这部分内容主要是通过职责分析可直接从10号令附表直接确定对应的条目内容。如“3 本企业资本登记、资本变动、融资文件材料”，“7本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料”，“13.2建设项目工作文件材料”, “14.2质量管理工作文件材料”等等。
    （二）在10号令附表基础上经过适当增、删或修改后形成
    有部分条目内容需要在10号令附表基础上适当增加、删除或修改形成。
    在10号令附表基础上需要增加的文件材料比较多，如“15.3文秘、机要、档案、保密工作文件材料”，涉及到档案工作文件材料的有15.3.1—15.3.3，但根据有的企业的档案管理职责分析，需补充“档案工作检查、考核、专项业务指导、项目档案验收等文件材料”。
    需要删减的如“14.1生产组织工作文件材料”；由于有的集团型企业总部不承担具体业务或产品的生产，对下属企业也采用战略管控或财务管控进行管理，尽管总部机构中也包括此职责，但总部一般不形成“14.1.3生产作业计划编制、执行及调度工作文件材料”和“14.1.4生产调度会议记录”，那么在保管期限表可不体现此类文件材料。
    需要修改的如“14.11图书、情报工作文件材料”；有的企业并不对图书进行管理，但有情报工作文件，那么可将此项职能的文件材料修改为“情报工作文件材料”
    （三）在10号令附表基础上进行细化
    为增强可操作性，保管期限表中文件材料的内容尽可能不出现“重要的”“一般的”等模糊词语，10号令附表中的模糊词语必须细化为具体的词。因为保管期限表的编制人员与档案鉴定人员往往不是同一个人，如果不特别说明，档案鉴定人员一般难以掌握保管期限表编制时的“重要的”和“一般的”指的是什么。其中很大一部分模糊词的细化可根据企业管理标准来进行，但还有一部分文件材料的细化需要通过分析该职责和其对应的业务流程来细化确定。如“15.2.9本企业人员参加社会保障、医疗保险、商业保险、住房公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料”；其中的“企业人员参加住房公积金”职责需要经过单位登记、公积金缴纳、公积金提取、信息变更等流程，以北京市为例，住房公积金办理流程及形成的文件材料如下：
    （1）单位和个人登记、变更文件材料：单位登记表、单位帐户注销登记表、单位信息变更登记表、个人信息变更申请书、转移申请书；
    （2）公积金缴纳形成文件材料：预留印鉴卡、住房公积金汇缴变更清册、住房公积金汇缴（跨年）清册、住房公积金汇缴书、单位汇款缴存公积金备案表、委托银行收款缴交住房公积金协议、特约委托收款付款授权书、补缴书、单位缓缴住房公积金申请表；
    （3）公积金提取形成文件材料：提取申请书、提取清册。
    （四）完全通过职责分析导出
    在职责分析时，有的职责在10号令附表中无对应的内容，这部分职责形成的文件材料应完全通过职责分析导出，类似的情况还有企业成立的临时机构或非正式机构形成的文件材料。如某机构职责中有“持续跟踪股东大会、董事会有关决议的执行情况，并根据需要撰写执行情况汇报材料” ；该职责在10号令附表中找不到相应的文件材料，那么该职责形成的文件材料就必须通过职责分析来导出。通过分析，可以确定该职责形成的文件材料应该有“股东大会、董事会有关决议的执行情况报告”。临时机构或非正式机构，如风险管理委员会、党的群从路线教育活动领导小组及其办公室等，这些机构形成的文件材料应根据其承担的任务或职责进行分析后导出。
   　　　　　　　　　　　　　　（本文转载自《中国档案》杂志2015年第4期   作者：蔡盈芳   单位：国家档案局经科司）